Ngày 09/01/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Nghị định số 07/2025/NĐ-CP), trong đó có lĩnh vực cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015. Cụ thể như sau:

Thứ nhất, bổ sung thêm thẩm quyền cho UBND xã, phường, thị trấn (cấp xã) được chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (trước đây, UBND cấp xã chỉ được chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận). Quy định này nhằm bảo đảm thực hiện phương án phân cấp giải quyết thủ tục hành chính theo yêu cầu tại Quyết định số 1015/QĐ-TTg ngày 30/8/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt phương án phân cấp giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của bộ, cơ quan ngang bộ (Quyết định số 1015/QĐ-TTg). Theo đó, tại mục Đ Phụ lục XV kèm theo Quyết định số 1015/QĐ-TTg, Thủ tướng Chính phủ kiến nghị bổ sung thêm thẩm quyền cho UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Trên cơ sở đó, kiến nghị sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Thứ hai, quy định giảm bớt giấy tờ cần chuẩn bị trong bộ hồ sơ yêu cầu thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trước đây, tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định, người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực gồm các giấy tờ: (i) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; (ii) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; (iii) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng. Trong đó yêu cầu, giấy tờ tại mục (ii) và (iii) này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu. Tại Nghị định số 07/2025/NĐ-CP đã quy định người yêu cầu chứng thực chỉ cần xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử thay cho việc nộp bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Vì vậy, hồ sơ yêu cầu chứng thực hiện nay chỉ gồm 02 giấy tờ sau đây: (i) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; (ii) Bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng. Quy định mới này nhằm thực hiện phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính được quy định tại Nghị quyết số 58/NQ-CP ngày 04/7/2017 của Chính phủ về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân liên quan đến quản lý dân cư thuộc phạm vi chức năng của Bộ Tư pháp (Nghị quyết số 58/NQ-CP). Nghị quyết số 58/NQ-CP yêu cầu trong lĩnh vực chứng thực có 09 thủ tục hành chính cần thực hiện đơn giản hóa theo hướng bỏ quy định người yêu cầu chứng thực (trường hợp là người Việt Nam) nộp bản sao giấy tờ tùy thân khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Thứ ba, sửa đổi, bổ sung nội dung các khoản 1 Điều 17, khoản 1 Điều 24, khoản 2 Điều 31, khoản 2 Điều 40, khoản 2 Điều 25 và Phụ lục mẫu lời chứng theo hướng bổ sung thêm một số loại giấy tờ tùy thân mà người yêu cầu chứng thực có thể xuất trình khi thực hiện thủ tục chứng thực nhằm bảo đảm phù hợp với Luật Căn cước, Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. Cụ thể: thay thế cụm từ “bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng” tại các khoản 1 Điều 17, khoản 1 Điều 24, khoản 2 Điều 31, khoản 2 Điều 40 bằng cụm từ “bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử”; thay thế cụm từ “Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu” tại khoản 2 Điều 25, cụm từ “Giấy chứng minh nhân dân/hộ chiếu” tại Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực bằng cụm từ “Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế”.
Nghị định số 07/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 09/01/2025./.