HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY TRÌNH SỐ HÓA HỒ SƠ,

KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

(Hướng dẫn do Sở thông tin và truyền thông cung cấp)

     Thực hiện Nghị định 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Từ ngày 01/12/2022 100% hồ sơ thủ tục hành chính giải quyết ở cấp xã được số hóa hồ sơ và tái sử dụng thành phần, kết quả giải quyết hồ sơ cho lần tiếp nhận hồ sơ tiếp theo trên phần mềm Một cửa điện tử. Các bước thực hiện số hóa như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm. Có 02 phương án thực hiện số hóa hồ sơ.

Phương án 1: Số hóa hồ sơ ngay khi tiếp nhận hồ sơ. Chọn mục “Tiếp nhận & TKQ”. ->  chọn hồ sơ cần số hóa rồi click “Số hóa” như hình bên dưới.

Phương án 2: Số hóa hồ sơ sau khi đã tiếp nhận, xử lý hồ sơ. Chọn mục “Số hóa hồ sơ”. ->  chọn hồ sơ cần số hóa rồi click “Số hóa” như hình bên dưới.

Bước 2: Đính kèm các file tài liệu số hóa. Sau khi chọn hồ sơ cần số hóa và nhấn chọn nút Số hóa -> Hệ thống hiển thị màn hình như sau:

Tại màn hình hiển thị bấm chọn vào nút Cập nhật bên cạnh tài liệu cần đính kèm file số hóa lên -> Hệ thống hiển thị tiếp màn hình như sau:

Tại màn hình hiển thị nhập các trường thông tin của tài liệu, chọn đính kèm file tài liệu đã số hóa -> Nhấn nút Cập nhật để lưu lại thông tin.

Tại màn hình hiển thị thực hiện các thao tác sau:

• Chọn danh sách file cần ký số
• Chọn ảnh  để lấy thông tin chữ ký số
• Chọn chữ ký số để sử dụng
• Nhấn nút Ký số

Bước 4: Sau khi thực hiện cập nhật số hóa đầy đủ các file tài liệu của hồ sơ ở mục “Số hóa” thực hiện chọn hồ sơ đã số hóa và click “Hoàn thành số hóa” để ghi nhận hồ sơ đã hoàn thành việc số hóa và hồ sơ tự động đồng bộ sang “phần mềm Số hóa và quản lý kết quả giải quyết TTHC”.

Bước 5: Kiểm tra các hồ sơ đã được ghi nhận hoàn thành số hóa ở trạng thái hồ sơ “Đã số hóa”.

II. Tái sử dụng thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC

Khi các bộ thực hiện tiếp nhận mới một hồ sơ, nhập thông tin định danh của công dân, tổ chức (số CCCD, mã số thuế) hệ thống sẽ tự động kiểm tra và lấy thông tin các thành phần, kết quả giải quyết hồ sơ ở các lần giao dịch trước đó, hỗ trợ công dân, tổ chức không phải cung cấp lại các tài liệu, giấy tờ trước đó đã giao dịch và lưu và hệ thống.